مدیریت ارتباط با موکل با ابزارهای حرفهای (CRM برای وکلا)
تاریخ ارسال : 1404/04/25
قسمت هفدهم:
مدیریت ارتباط با موکل با ابزارهای حرفهای (CRM برای وکلا)
در دانشکدههای حقوق به ما یاد میدهند چگونه از قانون استفاده کنیم، اما کمتر به ما یاد میدهند که چگونه «روابط انسانی» با موکلان را بهشکل حرفهای مدیریت کنیم—آن هم وقتی پروندهها زیاد میشود، مهلتها به هم میرسند و تماسها یکییکی جا میمانند.
CRM مخفف Customer Relationship Management، یعنی «مدیریت ارتباط با مشتری» است. در حرفه ما، مشتری همان موکل است.
CRM یک ابزار نرمافزاری یا حتی یک رویکرد ساختاری است که کمک میکند بتوانید:
اطلاعات تمام موکلان را یکجا و منظم نگه دارید
جلسات، تماسها، پرداختها و مهلتهای پرونده را ثبت و پیگیری کنید
تعامل حرفهای، بهموقع و با کیفیت را با هر موکل حفظ کنید—even وقتی تعداد پروندهها زیاد میشود
مثالهای کاربردی برای وکلا:
۱. فراموشی تماس یا جلسه مهم:
فرض کنید موکل شما هفته گذشته خواسته که "چهارشنبه بعد از ظهر با من تماس بگیرید که درباره پیشنهاد سازش صحبت کنیم". شما یادتان میرود. او تماس نمیگیرد و بعداً در دلش میماند که جدی گرفته نشده.
📌 با ثبت همین نکته ساده در CRM و تنظیم یادآور، آن تماس سر وقت انجام میشود. تصویر حرفهای شما تقویت میشود—بدون تلاش بیشتر.
۲. عدم پیگیری اقساط حقالوکاله:
موکلی قرار بوده تا پایان ماه فلان مبلغ را بپردازد، اما شما چون مشغول جلسه هستید، فراموش میکنید. او هم منتظر پیگیری شما میماند و پرداخت را عقب میاندازد.
📌 یک سیستم ساده CRM میتواند بهصورت خودکار پیام یادآوری محترمانه تنظیم کند، بدون آنکه شما پیگیر شوید.
۳. موکل قدیمی که از ذهن رفته ولی هنوز فرصت هست:
یکی از موکلان قدیمیتان دوسال پیش پروندهای داشته که بهخوبی حل شده. حالا به کمک در موضوع جدید نیاز دارد، اما چون شما ارتباطی نگرفتید، به سراغ وکیل دیگر رفته.
📌 یک سیستم CRM حرفهای میتواند هر چند ماه یکبار، برای موکلان سابق یک پیام ساده بفرستد:
> «اگر در مورد مسائل حقوقی جدید نیاز به مشورت دارید، با افتخار در خدمتتان هستم.»
چند ابزار کاربردی (حتی رایگان) برای شروع:
Google Sheets یا اکسل ساده: برای شروع، کافی است جدولی با نام، شماره، نوع پرونده، مهلتها و یادآورها بسازید
Google Calendar: برای ثبت زمان دادگاه، تماس یا قسط حقالوکاله
نرمافزارهای CRM عمومی مثل Zoho، HubSpot، یا Monday.com (رایگان یا نسخه ساده)
سیستمهای تخصصی ایرانی برای دفاتر وکالت که بعضی از آنها تحت وب طراحی شدهاند
در گعدههای تخصصی وکلای جوان، بارها مطرح شده که داشتن یک ساختار ساده، حتی در حد یک دفترچه طبقهبندیشده یا فایل اکسل حرفهای، چقدر میتواند جلوی بینظمی و فرسایش ذهنی را بگیرد. در گروههای باشگاه وکلا نیز برخی همکاران تجربیات خوبی از استفاده هوشمندانه از ابزارهای ساده CRM برای مدیریت موکلان، پیامها و پرداختها به اشتراک گذاشتهاند.
در حرفه ما، فراموشی کوچک ممکن است هزینه سنگینی داشته باشد.
اما با یک ساختار درست، هر موکل حس میکند برای شما مهم است—و این، خودش سرمایه است.
